[{"data":1,"prerenderedAt":183},["ShallowReactive",2],{"wissenshub-e-rechnung-planungsbuero":3,"wissenshub-category-e-rechnung-planungsbuero":182},{"id":4,"title":5,"body":6,"category":169,"date_modified":170,"description":171,"excerpt":170,"extension":172,"featured":173,"image":170,"image_alt":174,"meta":175,"navigation":173,"path":176,"pillar":170,"release_date":177,"seo":178,"stem":179,"type":180,"__hash__":181},"wissenshub\u002Fwissenshub\u002Fe-rechnung-planungsbuero\u002Findex.md","E-Rechnung im Planungsbüro: Fristen, Formate und was jetzt zu tun ist",{"type":7,"value":8,"toc":160},"minimark",[9,13,18,25,31,37,40,44,51,54,70,73,77,80,83,86,90,93,138,141,145,148,151,154],[10,11,12],"p",{},"Die E-Rechnungspflicht ist für Planungs- und Ingenieurbüros keine Zukunftsmusik mehr, sondern ein Termin im Kalender. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht kommt in zwei Stufen. Dieser Leitfaden ordnet ein, was wann gilt und welche Entscheidungen ein Büro davor treffen muss.",[14,15,17],"h2",{"id":16},"die-drei-termine-die-zählen","Die drei Termine, die zählen",[10,19,20,24],{},[21,22,23],"strong",{},"Seit 1. Januar 2025: Empfangen."," Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt unabhängig von der Bürogröße und ohne Übergangsfrist. In der Praxis reicht dafür ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnung ankommt – nur lesen und archivieren muss man sie eben auch.",[10,26,27,30],{},[21,28,29],{},"Ab 1. Januar 2027: Ausstellen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag."," Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer darüber liegt, muss seine Rechnungen an andere inländische Unternehmen als strukturierte E-Rechnung ausstellen.",[10,32,33,36],{},[21,34,35],{},"Ab 1. Januar 2028: Ausstellen, alle übrigen."," Büros mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen die Übergangsregel bis Ende 2027 nutzen und weiterhin Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein einfaches PDF versenden. Danach ist auch für sie Schluss.",[10,38,39],{},"Für ein typisches Planungsbüro mit acht bis fünfzehn Mitarbeitenden heißt das: Die Frist ist 2027, nicht 2028. Ein Büro dieser Größe liegt beim Honorarumsatz regelmäßig über der Grenze.",[14,41,43],{"id":42},"was-eine-e-rechnung-ist-und-was-nicht","Was eine E-Rechnung ist – und was nicht",[10,45,46,47,50],{},"Der häufigste Irrtum: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es per Mail kommt, auch nicht, wenn es digital signiert ist. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein ",[21,48,49],{},"strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931",", den eine Software maschinell auslesen kann.",[10,52,53],{},"Zwei Formate sind in Deutschland relevant:",[55,56,57,64],"ul",{},[58,59,60,63],"li",{},[21,61,62],{},"XRechnung"," – ein reines XML-Format. Für Menschen ohne Anzeigeprogramm praktisch unlesbar, für Buchhaltungssysteme dafür eindeutig. Standard im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.",[58,65,66,69],{},[21,67,68],{},"ZUGFeRD ab Version 2.x (Profil EN 16931)"," – ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht ein gewohntes Rechnungsbild, die Software liest die Daten daraus.",[10,71,72],{},"Für Büros, die viel an private Bauherren und kleine Unternehmen fakturieren, ist ZUGFeRD in der Regel der angenehmere Weg, weil das Rechnungsbild erhalten bleibt. Wer überwiegend für die öffentliche Hand plant, kommt an XRechnung ohnehin nicht vorbei.",[14,74,76],{"id":75},"warum-das-für-planungsbüros-mehr-arbeit-ist-als-für-andere","Warum das für Planungsbüros mehr Arbeit ist als für andere",[10,78,79],{},"Eine Handwerkerrechnung ist meist eine Position mit einem Betrag. Eine Honorarrechnung im Planungsbüro ist etwas anderes: Leistungsphasen, anrechenbare Kosten, Nebenkosten, Abschläge, Nachträge, manchmal eine Aufteilung auf mehrere Kostenträger oder Fördermittelgeber.",[10,81,82],{},"Genau diese Struktur muss sich in den Feldern der E-Rechnung wiederfinden. Wer seine Rechnungen heute in Word aus einer Vorlage zusammensetzt, hat kein Formatproblem – er hat ein Datenproblem. Die Angaben stehen als Fließtext im Dokument, nicht als Felder in einem System. Das ist der eigentliche Umstellungsaufwand, und er ist der Grund, warum die Frist 2027 näher ist, als sie klingt.",[10,84,85],{},"Dazu kommen die Pflichtangaben, die eine strukturierte Rechnung erzwingt und eine Word-Vorlage verzeiht: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, korrekte Steuerkategorien, eindeutige Zuordnung von Abschlags- und Schlussrechnung. Fehlt etwas, wird die Rechnung nicht \"unschön\" – sie wird technisch zurückgewiesen und ist nicht bezahlt.",[14,87,89],{"id":88},"die-reihenfolge-der-umstellung","Die Reihenfolge der Umstellung",[10,91,92],{},"Wer jetzt anfängt, hat Zeit genug. Sinnvoll ist diese Reihenfolge:",[94,95,96,102,108,114,120,126,132],"ol",{},[58,97,98,101],{},[21,99,100],{},"Umsatz prüfen."," Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Davon hängt ab, ob Ihre Frist der 1.1.2027 oder der 1.1.2028 ist.",[58,103,104,107],{},[21,105,106],{},"Empfangsweg festlegen."," Eine feste Rechnungs-E-Mail-Adresse, die nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters endet. Klingt banal, ist in vielen Büros ungelöst.",[58,109,110,113],{},[21,111,112],{},"Format entscheiden."," XRechnung, ZUGFeRD oder beides – abhängig von Ihrer Auftraggeberstruktur.",[58,115,116,119],{},[21,117,118],{},"Stammdaten aufräumen."," Vollständige Anschriften, Steuernummern, Leitweg-IDs der öffentlichen Auftraggeber, saubere Zahlungsbedingungen. Das ist die undankbarste und wichtigste Aufgabe.",[58,121,122,125],{},[21,123,124],{},"Rechnungsstellung aus dem System heraus."," Erst wenn Leistungen, Preise und Nachträge strukturiert erfasst sind, lässt sich eine konforme Rechnung überhaupt automatisch erzeugen.",[58,127,128,131],{},[21,129,130],{},"Archivierung klären."," Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss unveränderbar aufbewahrt werden – nicht der Ausdruck, nicht die Bildschirmansicht.",[58,133,134,137],{},[21,135,136],{},"Testlauf mit einem echten Auftraggeber",", deutlich vor dem Stichtag.",[10,139,140],{},"Punkt 5 ist der, an dem die meisten Büros hängen bleiben. Er ist keine Formatfrage, sondern eine Prozessfrage: Solange die Abrechnung am Ende des Projekts aus Notizen, Excel-Tabellen und Erinnerung rekonstruiert wird, hilft kein Rechnungsformat der Welt.",[14,142,144],{"id":143},"was-das-mit-obsivo-zu-tun-hat","Was das mit Obsivo zu tun hat",[10,146,147],{},"Obsivo ist eine Projekt- und Abrechnungsplattform für Planungsbüros: Leistungen, Preislisten, Nachträge und Kostenaufteilungen werden strukturiert im Projekt erfasst, statt am Ende in einer Vorlage zusammengeschrieben zu werden. Damit ist die Vorarbeit für Punkt 4 und 5 dieser Liste erledigt – die Datenbasis liegt in Feldern statt in Fließtext.",[10,149,150],{},"Wenn Sie wissen möchten, wie weit Ihr Büro von einer strukturierten Abrechnung entfernt ist, zeigen wir Ihnen das in einer halben Stunde an Ihren eigenen Projekten.",[152,153],"hr",{},[10,155,156],{},[157,158,159],"em",{},"Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Stand der gesetzlichen Regelungen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.",{"title":161,"searchDepth":162,"depth":162,"links":163},"",2,[164,165,166,167,168],{"id":16,"depth":162,"text":17},{"id":42,"depth":162,"text":43},{"id":75,"depth":162,"text":76},{"id":88,"depth":162,"text":89},{"id":143,"depth":162,"text":144},"Abrechnung",null,"Ab 2027 müssen Planungs- und Ingenieurbüros strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Der Leitfaden zu Fristen, XRechnung, ZUGFeRD und der praktischen Umstellung im Büro.","md",true,"E-Rechnung im Planungsbüro – Fristen und Formate",{},"\u002Fwissenshub\u002Fe-rechnung-planungsbuero","2026-08-15",{"title":5,"description":171},"wissenshub\u002Fe-rechnung-planungsbuero\u002Findex","pillar","-kX-BM_IjRUZDtKMTFFg8U4dzvfAPJ1lGcJ4JI7W2no",[],1786832701670]